貸会議室は時間単位で借りることができる個室スペースです。名前に会議室と含まれていることから、貸会議室の利用法としては企業が会議や打ち合わせなどに用いる場合が多いですが、最近は、習い事のスクールなどが教室を開くために借りたり、誕生日会や女子会など、個人がパーティーやイベントを行うために借りるケースも増えてきています。貸会議室と似通ったものにレンタルスペースがありますが、貸会議室は会議や打ち合わせを行うことを主目的としているため、つくりがシンプルになっていることが多いです。一方レンタルスペースはダンススタジオや調理スペースを有しているなど、さまざまな機能や備品も揃っており、セミナーやミーティングなどに使えるようなスペースとは一線を画した雰囲気になっていることが多いです。

貸会議室を借りることで得られるメリット

貸会議室はターミナル駅の近辺に立地していることが多いです。そのため、来場者だけでなく主催者側にとっても移動の時間短縮や手間の短縮につながり、参加するにあたってのハードルも低くなります。プロジェクターやマイク、演台などの備品が必要な場合がありますが、こうした備品が揃っている貸し会議室を選ぶことで、主催者側は滅多に使わない備品を購入するコストを削減できます。会議が長丁場になる場合は食事飲み物なども考えなければなりませんが、ケータリングサービスと提携している貸し会議室を使えば、コスト削減にもなります。貸会議室では会議や打ち合わせの他にセミナー、サークル活動や発表会、新年会、ダンス教室などを行うことができます。ケータリングサービスを利用するとセミナーの後の懇親会などもスムーズに行えます。

貸会議室を借りる際に気を付けるべき注意点

貸会議室を借りる際に注意すべき点は、どんな目的のために利用するかです。会議を行う場合とセミナーを行う場合、発表会、懇親会を行う場合でそれぞれ座席の配置の仕方や必要となる広さは異なります。会議を行う場合は、出席者全体を見渡すことができるコの字型やロの字型、セミナーを行う場合は、座席と机が演台の方を向いているスクール形式、懇親会なら部屋の真ん中に円卓を置き、座席は壁際に配置する立食形式などです。目的や出席者の数に応じて部屋の広さを決めましょう。参加者が遠方から来る場合は、例えば首都圏の場合は複雑な交通網で迷わないような、分かりやすい立地の場所を選ぶという配慮も必要です。イベントの準備などで早く会場入りしたい場合は、どのタイミングから入室できるかも確認しておきましょう。